Så blir du mer effektiv utan att springa fortare

Jag har alltid gillat att ha struktur och riktning, både privat och i jobbet. Det ger mig en känsla av lugn och energi. Jag vet vart jag är på väg och kan lägga min tid på det som faktiskt driver mig framåt. Samma sak gäller för företagandet. När vardagen snurrar på i full fart, blir det extra viktigt att stanna upp och fråga sig: "Lägger jag tid på rätt saker?"

Effektivitet handlar inte om att springa snabbare eller göra mer. Det handlar om att identifiera vad som är viktigt, våga prioritera och skapa en plan som håller över tid.

Identifiera tidstjuvarna

Ett första steg är att kartlägga tidstjuvarna. Vad i vardagen drar energi utan att ge tillräckligt tillbaka? Det kan vara möten som saknar syfte, arbetsuppgifter som borde delegeras eller beslut som drar ut på tiden. När du synliggör dem blir det mycket enklare att göra förändringar.

Här kan prioriteringsmatrisen vara ett riktigt bra verktyg. Den hjälper dig att sortera uppgifter utifrån två frågor: Hur viktigt är det? och Hur bråttom är det?

• Uppgifter som är både viktiga och brådskande – de ska självklart hanteras direkt.
• Det som är viktigt men inte brådskande – här finns ofta det som driver dig framåt. Det är de sakerna som på lång sikt utvecklar dig och företaget, men som riskerar att bli bortskjutna.
• Uppgifter som är brådskande men inte viktiga kan ofta delegeras eller lejas bort.
• Och det som varken är viktigt eller brådskande – varför ska du göra dom? våga välja bort.

Ladda ner din egen prioriteringsmatris här!

När du börjar arbeta med matrisen blir det tydligare vad som verkligen för dig och företaget framåt och vad som mest är brus.

Utvärdera ditt arbetssätt

Effektivitet bygger också på utvärdering. Att regelbundet stanna upp och fråga: Vad har fungerat? Vad behöver vi förändra? gör att du inte fastnar i gamla hjulspår. Det kan handla om att se över rutiner, mål eller hur ni fördelar ansvar.

Prioritera planering

Och sist men inte minst – planering. Att skapa en återkommande tid där du ser över mål och prioriteringar regelbundet gör att du slipper brandsläckning och i stället jobbar mer proaktivt. Det handlar inte om att fylla kalendern ännu mer, utan om att säkerställa att det som verkligen betyder något får plats.

Effektivitet är alltså inte en jakt på att göra mer. Det är en väg till att jobba smartare med tydlighet, riktning och balans. När du får bort tidstjuvarna, prioriterar klokt och vågar planera långsiktigt frigör du både energi och utrymme. Inte bara för att driva företaget framåt utan också för att njuta av resan längs vägen.

Ofta får jag frågan hur jag egentligen hinner med allt – styrelseuppdrag, ideellt arbete, anställning, mitt eget företag, familj, vänner och träning. För mig är svaret enkelt: planering och prioritering. Jag väljer medvetet det som ger energi – både i jobbet och privat. Ibland är det en ny kundrelation, ibland en fotbollsmatch eller en kväll med vänner. När riktning och struktur finns där, blir det lättare att välja rätt och det är just då som både jag och mitt arbete får kraft att växa.

Behöver du hjälp med prioritering och planering, så vet du var jag finns.

Ha det gott!
//Sara